Как да обработите RFI заявка при строителен проект

Какво представлява RFI и защо обработката ѝ е важна

Много млади асистент-мениджъри на проекти започват първата си работа в строителството с основна отговорност – обработката на документи за одобрение (submittals) и заявки за информация (RFI – Request for Information). Тази статия обяснява стъпка по стъпка как да обработите правилно една RFI заявка.

RFI е въпрос, който субдоставчик може да зададе към проектанта по повод пропуски в проекта, конкретни условия на терена или неясноти, изискващи допълнително уточнение. Правилната обработка на тези заявки е от съществено значение за гладкото протичане на строителния процес.

Какво ще ви трябва

• Компютърна система за управление на строителство или Excel за проследяване
• Консултанти (архитекти и инженери)
• Строителни ръководители на обекта

Инструкции стъпка по стъпка

1. Установете ясна процедура за подаване

Още преди да получите първата RFI по строителния проект, трябва да има установен ред за това как субдоставчиците могат да подават своите заявки. Най-добре е всеки договор да подава RFI, започвайки от №1, на бланка, съдържаща името на фирмата, адрес и телефон, основно контактно лице, име на строителния обект, референция към съответния раздел от спецификациите или чертежите, както и самия въпрос.

2. Регистрирайте заявката в системата за проследяване

Следващата стъпка е да ѝ присвоите номер във вашата система за проследяване. Повечето компютърни програми за строителство правят това автоматично. Ако не разполагате с такава, използвайте Excel и започнете от №1. Няма проблем, ако вашият номер не съвпада с този на изпълнителя – вашата номерация обхваща всички RFI по проекта. Освен това следва да проследявате датата на получаване и датата на отговора. Повечето договори изискват отговор в срок от 10 или 15 дни. Задължително се запознайте със специфичните договорни изисквания за вашия обект.

3. Проверете наличната проектна документация

Когато получите RFI в правилния формат и ѝ присвоите номер, заявката трябва да бъде прегледана. Често можете сами да отговорите на въпроса, като проверите спецификациите, договорните чертежи, анексите или бюлетините. Ако не намерите отговор там, преминете към следващата стъпка.

4. Консултирайте се със строителните ръководители

Ако не можете да отговорите на въпроса, покажете заявката на ръководителите на обекта. Те често са в състояние да дадат отговор, особено когато става дума за по-сложни казуси. Ако и те не могат да помогнат, продължете нататък.

5. Изпратете заявката до консултантите

RFI трябва да бъде подадена до консултантите (архитект и/или инженери). Препечатайте заявката с цялата допълнителна информация на бланка с фирмената идентичност на вашата строителна компания и я изпратете към съответните страни.

6. Проверете дали отговорът води до изменение по договора

След като консултантите отговорят на заявката, внимателно прегледайте отговора и преценете дали той не представлява изменение (change order). Често субдоставчиците задават въпроси, защото забелязват промяна в обхвата на работата и използват RFI, за да поискат допълнително възнаграждение. С прегледа на отговора ще разберете дали трябва да се изготви изменение с добавяне или приспадане по договора.

7. Препратете отговора към субдоставчика

Изпратете отговора на субдоставчика заедно с искане за ценова оферта, ако предстои изменение по договора.