# Как да подредите файлове по уличен адрес
Защо да организирате документите по адрес?
Ако обичате да поддържате офиса си в перфектен ред и често работите с адреси, си струва да изградите файлова система, при която документите се подреждат по улични адреси. Този метод е особено подходящ за служители в общинската администрация, експерти по градоустройство и специалисти в сферата на пътното строителство.
Допълнително предимство е възможността да комбинирате класическото азбучно подреждане със системата по имена на улици – така намирането на нужния документ става още по-бързо и удобно.
Необходими материали
- Папки с разделители (етикети)
- Химикалка
Стъпки за изпълнение
- Подгответе работното си място. Разстелете няколко папки с разделители върху работната повърхност, така че да имате лесен достъп до тях.
- Означете разделителите. Напишете пълното име на улицата върху всеки разделител – четливо и с един и същ почерк, за да изглежда картотеката професионално и подредено.
- Добавете съответните документи. Поставете във всяка папка информационен лист за клиента или фирмата, който съдържа точния номер на адреса на улицата, посочена на разделителя.
- Подредете папките по азбучен ред. В картотеката папките трябва да следват азбучната последователност на имената на улиците. Например: „Applegate Drive“, „Apple Log Road“, „Beaumont Circle“, „Canterbury Lane“, „Dodge Drive“.
Полезни съвети
Ако една улица включва много адреси, подредете листовете вътре в папката по нарастващ номер на сградата – това значително ускорява търсенето. При по-големи обеми документи можете да приложите и цветово кодиране на отделните квартали или зони, което прави цялата система още по-прегледна и функционална.
