Как да организирате разпечатките на имейлите си

В съвременното общество имейлът се превърна в основен метод за комуникация както в професионалния, така и в личния живот. Въпреки че съществуват различни причини човек да реши да разпечата своите имейли, натрупването на голяма колекция от такива разпечатки може бързо да се превърне в непосилна задача. Хартиите затрупват работното място и създават усещане за хаос и безпорядък. С прилагането на няколко прости организационни техники обаче можете да поддържате колекцията от имейл разпечатки напълно под контрол.

Какво ще ви трябва

• Папки за документи
• Система за съхранение на файлове

Инструкции

Стъпка 1: Подредете разпечатките по категории

Подредете разпечатките от имейлите по начин, който е логичен за вас и отговаря на вашите нужди. Можете да ги групирате по подател, по имейли, свързани с конкретни проекти, или по дата на изпращане. Направете временни етикети за всяка купчина и разпределете разпечатките в съответните категории.

Стъпка 2: Сортирайте вътре във всяка категория

Организирайте купчините имейли във всяка категория по дата, по азбучен ред на подателя или по друг метод, който ви е удобен. Така при необходимост ще откривате нужния документ много по-бързо.

Стъпка 3: Подгответе папки с ясни етикети

Отделете по една папка за всяка категория разпечатки и ясно подпишете разделителя на папката със съответното име на категорията. Използвайте кратки и описателни заглавия, за да намирате всичко с един поглед.

Стъпка 4: Подредете папките в система за съхранение

Подредете папките в азбучен ред и ги поставете в избраната система за съхранение. Картотечните шкафове са най-подходящи за големи количества документи, докато пластмасови кутии за файлове или мрежести поставки за папки вършат отлична работа при по-малък брой папки.

Полезен съвет: Преглеждайте колекцията си периодично и унищожавайте разпечатки, които вече не са ви необходими. Така системата ще остане актуална, а работното ви място – спретнато и функционално.