Метрики и инструменти за успешно изпълнение на проекти

Когато целите на проекта са съгласувани със стратегическите приоритети на организацията, мениджърите на проекти ръководят инициативи, които допринасят за създаването на продукти и услуги, осигуряващи корпоративна печелившост. Наблюдението на представянето на проекта чрез специализирани инструменти за проследяване и анализ на метриките е ключово за гарантиране на успеха. Обикновено мениджърите използват актуализации на статуса на проекта, за да събират и преглеждат информация от членовете на екипа относно графика, разходите, използването на ресурсите, обхвата и качеството на работата.

Резултатите от метриките дават възможност на мениджърите да откриват области, нуждаещи се от подобрение, да потвърждават постигнатия успех или да задействат по-задълбочен анализ при необходимост.

Ключови метрики за проекта

Мениджърите на проекти обикновено наблюдават представянето, като анализират данните от графика, включително датите на основните етапи. Ако изпълнението на задачите надхвърли първоначално планираните срокове, може да се наложи коригиране на крайната дата за доставка. Освен това мениджърите проследяват разходите и проверяват дали реалните им стойности не надвишават бюджета.

Екипът също така отчита изразработаните часове за изпълнение на задачите, използваните материали и бъдещите потребности. Всяка промяна в проекта – допълнителни изисквания или смяна на персонала – трябва да бъде документирана. Оперативни показатели като грешки в продукта, удовлетвореност на клиентите или закъснения от доставчици могат да наложат анализ на основните причини за проблемите.

Ползи от проследяването на метриките

Проследяването на показателите за представяне с инструменти като Microsoft Project, Project.net или FogBugz позволява на мениджърите да изградят обратна връзка, която подпомага вземането на информирани решения при изпълнението на проекта. Вместо да чакат до края му и да провеждат само заключителен преглед, мениджърите наблюдават активността на всеки етап.

Метриките осигуряват данните, необходими за определяне на текущото състояние, прогнозиране на бъдещето развитие и анализ на предишните тенденции. Събраната информация за отделните продукти може да послужи като основа за доклад по програмен план и да помогне на мениджърите да приоритизират бъдещите проекти.

Функции за въвеждане на данни

За ефективно проследяване на представянето мениджърите се нуждаят от инструмент, който позволява на членовете на екипа да въвеждат данни или да ги събират от различни източници. Например участниците в екипа трябва да могат сами да планират работата си, като въведат задачи, времеви рамки и необходимите ресурси. Мениджърите от своя страна трябва да могат да следят реалното време за изпълнение и да правят корекции в бъдещия график.

Добрите инструменти предвиждат и отчитане на отпуски, обучения, официални празници и болнични дни. Всеки потребител трябва да има възможност да добавя, променя и изтрива собствените си записи в графика.

Функции за отчитане и визуализация

Функциите за отчетност на инструментите за управление на проекти позволяват на мениджърите да разглеждат метриките в ясен и визуално достъпен формат. Чрез списъци, кръгови диаграми, стълбовидни графики и таблици те могат да преценят как се представя всеки член на екипа.

Подробности като броя задачи, оставащото прогнозно време и изминалото време от началото на проекта дават на мениджърите необходимата информация за докладване пред висшето ръководство.