Предимства на безхартиен офис

Достъп до документи от всяко място

С хартиен архив служителят трябва да бъде в офиса или да носи папка със себе си. При безхартиен офис документите са достъпни от всяко устройство с интернет връзка – компютър, таблет или смартфон. Това позволява по‑голяма ефективност, особено при работа от разстояние.

Лесно намиране на документи

Ключът е в добра система за именуване. Ако знаете името на файла, го отваряте мигновено; ако не, можете да търсите по ключови думи, номер на сметка или проследяващ код. По този начин един и същи документ може да се открие по различни критерии без нужда от множество копия.

По‑сигурни и по‑защитени документи

Хартиените файлове могат да бъдат унищожени от пожар, наводнение или кражба. Електронните документи се архивират редовно, включително в облак или друг офсайт бекъп. При правилни мерки за защита (шифриране, достъп по роли) е по‑трудно за злонамерени лица да откраднат информация, отколкото да влязат физически в офиса.

Какво да имате предвид

• Поддържайте поне два резервни копия – едно от тях да е съхранено извън офиса.
• Използвайте професионален софтуер за управление на електронни документи.
• Създайте процес за архивиране на стари файлове, като включвате датата на създаване в името им.
• Шифрирайте чувствителни данни и съхранявайте в безопасност физически копия на лицензи и подписани договори.