Как да напишете заявка за предложение (RFP) към арборист

Заявката за предложение (Request for Proposal, или RFP) е ефективен начин да изберете арборист – специалист по грижата за дърветата, който да реализира целите ви за тяхното правилно поддържане. RFP работи добре, защото описва подробно какво очаквате арбористът да постигне. Обикновено няколко специалисти отговарят на такава заявка, което ви дава възможност да сравните предложените планове и цените за изпълнение. Освен това прегледът на получените отговори често носи допълнителни идеи, които не сте обмисляли първоначално.

Инструкции

1. Подгответе списък с кандидати

Съставете списък с арбористи във вашия район, на които да изпратите заявката. Международното общество по арборикултура (International Society of Arboriculture) поддържа програма за сертифициране на арбористи с подходящото образование и опит, отговарящи на неговите стандарти. Това е сигурен начин да откриете достатъчно квалифицирани експерти. Местният телефонен указател също може да ви насочи към фирми, които биха отговорили на вашата заявка, като така ще имате възможност да прецените квалификациите им предварително. Колкото повече заявки разпространите, толкова повече варианти за избор ще имате.

2. Определете целите си

Направете списък на конкретните цели, които искате да бъдат постигнати. Ако очаквате предложението да включва засаждане на нови дървета, опишете какви дървета вече имате и как искате имотът ви да изглежда след завършване на проекта. Поискайте кандидатите да посочат какви видове дървета планират да засадят и къде биха ги разположили. Ако желаете специалистът да огледа настоящите ви дървета за проблеми, поканете го да си уговори посещение на място, преди да подаде официалния си отговор на заявката.

3. Структурирайте RFP в четири раздели

Напишете заявката с поне четири основни раздела:

• Първи раздел: Опишете какви дървета в момента имате и кои са целите ви. Използвайте подготвения предварително списък.
• Втори раздел: Уточнете какъв отговор очаквате. Искате ли повече от просто описание на дейностите – например визуализации или чертежи на имота след приключване? Посочете дали изисквате времева рамка, списък на новите дървета и материалите, които ще бъдат доставени, както и броя на работниците, които ще участват едновременно.
• Трети раздел: Задайте въпроси относно квалификацията на хората, които ще извършат проектирането и самата работа – какви лицензи притежават и какъв вид и обхват има застрахователното им покритие.
• Четвърти раздел: Поставете финансовите въпроси. При мащабен проект е препоръчително кандидатите да представят отделни оценки за материалите, дърветата и труда. Така можете лесно да сравните цените на сходни позиции между различните оферти.

4. Разпространете заявката едновременно

Изпратете RFP-то на всички лица от вашия списък в един и същи ден. Посочете ясен и окончателен краен срок, до който ще приемате отговорите. Ако получите запитвания за допълнителна информация и решите да отговорите на тях, задължително изпратете и въпросите, и вашите отговори на всички адресати. Така ще гарантирате, че всички кандидати работят с еднаква информация и офертите им ще бъдат реално сравними.