Как да организирате домашните си документи и хартии

Въпреки развитието на електронната поща и другите безхартиени технологии, хората все още трябва да се справят с документацията, която ежедневно навлиза в дома им – от ежедневната кореспонденция до упътванията за уредите, от учебните задания на децата и бележките на учителите до различни брошури и купони, които намират път към къщата. Справете се с хаоса от хартии, като определите конкретно място за всяка категория и отделяте време всеки ден или всяка седмица за сортиране на новопристигащите документи.

Необходими материали

• Многоетажни контейнери
• Тефтери
• Дупчилка за три отвора
• Пликове или папки от крафт хартия
• Файлове с разделители или картотечна секция с висящи папки
• Уред за унищожаване на документи

Инструкции

1. Подредете пощата веднага след получаването ѝ

Поставете многоетажен контейнер близо до входа, където внасяте пощата. Сортирайте я още щом влезете – по получател или по важност. Например един отсек може да е за списания и каталози, друг – за сметки и важна кореспонденция, трети – за лични писма и картички, а четвърти – за нежелана реклама.

2. Организирайте упътванията в тефтери

Съберете упътванията за употреба и гаранционните карти в тефтери. Пробийте дупки в страниците и ги подредете азбучно или по вид уред. Направете отделен тефтер за кухненските уреди, друг – за офис техниката и трети – за градинския инвентар. Съхранявайте всеки тефтер в съответната стая, за да го намирате лесно при нужда.

3. Създайте система за училищните документи

Закачете папка или плик на входната врата, така че децата да могат да поставят в него важните документи от училище. Проверявайте папката всяка вечер за разрешения за посещения и бележки от учители, а подписаните документи върнете обратно чрез училищните тефтери на децата.

4. Разпределете файлове за всеки член на семейството

Определете файл с разделители за всеки член на семейството или заделете няколко висящи папки в картотечната секция. Децата могат да съхраняват там важни работи и документи от предишни учебни години. За възрастните подпишете файловете по категории – например отделна папка за данъчните декларации на всяка година, друга за ваксинални и медицински досиета и трета за документите, свързани с жилището.

5. Унищожете ненужните хартии редовно

Поставете уреда за унищожаване на документи близо до входа или в домашния кабинет. Отделяйте поне един ден седмично за преглед на натрупалата се поща и останалата документация. Унищожете нежеланата реклама, остарялите промоционални брошури и всички други документи, които със сигурност вече не ви трябват – така ще предотвратите повторното натрупване на излишни хартии.